Инспектор делопроизводства и режима в мвд обязанности

РОЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РЕЖИМА В ПОВЫШЕНИИ КАЧЕСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ В ОВД

Аннотация
В статье рассматриваются проблемы организации делопроизводства в ОВД. Анализируется нормативная база организации делопроизводства в ОВД и обосновывается необходимость совершенствования данной деятельности.

THE ROLE OF DIVISIONS OF THE OFFICE AND MODE IN IMPROVING THE QUALITY OF DOCUMENT PREPARATION AND CONTROL OF DOCUMENTATION TO ENSURE ATS

Abstract
The article the problems of the organization of clerical work in the police Department. Analyzed regulatory framework of business organization in the police Department and the necessity of improving this activity.

Библиографическая ссылка на статью:
Заботина Т.Ю. Роль подразделений делопроизводства и режима в повышении свойства подготовки документов и обеспечения контроля за документационным обеспечением в ОВД // Гуманитарные исследования. 2015.

№ 5. Ч. 2 [Электронный ресурс].

URL: (дата воззвания: 03.06.2022).

Улучшение работы с документами является одним из главных направлений реформирования деятельности ОВД. Размер документов увеличивается повсевременно увеличивается и сегодня особую актуальность приобретают верная организация работы с управленческими документами, рациональное документационное обеспечение управления, систематическое улучшение данной деятельности.

Служба документационного обеспечения в структуре министерства внутренних дел постоянно была и остается главным звеном, она на протяжении почти двухсотен лет длится функционировать и улучшать свою деятельность. Датой образования канцелярии МВД принято считать 7 января 1804 года.

При рациональной организации делопроизводства повышается производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления.

Проанализировав деятельность подразделений делопроизводства и режима можно выделить четыре главных этапа работы с документами ( набросок 1).

Деятельность аппарата муниципального управления, в том числе и органов внутренних дел, по документированию и осуществлению документооборота регламентирована обилием нормативно правовых актов.

Набросок 1 -Организация работы с документами

В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для организации делопроизводства, и группу специальных актов, главным предметом регулирования которых являются разные публичные дела, складывающиеся в связи с воплощением делопроизводства.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые наряду с регулированием разных сторон деятельности регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства.

Решение коренных, принципных вопросцев в деятельности подразделений делопроизводства находится в непосредственной зависимости от упорядочения документной информации, предстоящего совершенствования документационного обеспечения. Руководство органов внутренних дел разглядывает документы управления в качестве важного правового и организационно-технического инструмента большинства управленческих операций, средства реализации функций управления, потому улучшение документационного обеспечения, сокращение документопотоков служат одним из способов улучшения, удешевления и рационализации управления органами внутренних дел.

Вопросы подготовки документов управления в системе органов внутренних дел имеют далеко не узковедомственный нрав, потому что речь идет о документальном оформлении подавляющего большинства управленческих решений в области муниципального управления. Потому фиксируемые в форме документов управленческие решения в сфере борьбы с преступностью и охраны публичного порядка – это сначала государственные решения.

Подразделения делопроизводства управлений внутренних дел производят ряд организационных и практических мер, направленных на сокращение документооборота и упорядочение делопроизводства, акцентируют внимание органов внутренних дел на искоренении картонного стиля управления, на необходимости усиления организаторской работы в подчиненных подразделениях.

Эти меры признаны высвободить рабочие места служащих оперативных служб от излишней переписки и дать им возможность более продуктивно заняться выполнением собственных непосредственных многофункциональных обязанностей. Они имеют своей целью получение чисто экономического эффекта: сокращение потребления бумаги, уменьшение перегрузки на делопроизводственный персонал. Кроме того, издавна понятно: «Чем меньше документов, тем выше их авторитет».

Цели и задачки проф деятельности органов внутренних дел и управления ими требуют удостоверения и материального отображения содержания, форм и способов предметной и управленческой деятельности, обмена информацией, хранения и использования в течение определенного времени. Иными словами, эта работа связана с подготовкой целого комплекса документов, который определяется объемом и характером компетенции тех либо других органов и подразделений системы, кругом решаемых вопросцев, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями, учреждениями и т.п.

В нормативно-правовых документах, направленных на улучшение работы муниципального аппарата, существенное пространство уделяется дилеммам предстоящего совершенствования работы с документной информацией, увеличения ее свойства, обоснованности и юридической самостоятельности документов с одновременным решением вопросцев по сокращению объемов служебной переписки.

Повышение роли документационной информации в управленческих действиях, рост документооборота, внедрение новейших информационных технологий, создание общегосударственной системы переработки информации в условиях научно-технического прогресса требуют не лишь совершенствования самих форм управленческих документов, да и упорядочивания каждого документа в отдельности.

Без строго установленного порядка документообразования, документооборота невозможно внедрить научную компанию труда и управления.

Количество просмотров публикации: Please wait

© Если вы нашли нарушение авторских либо смежных прав, пожалуйста, немедленно сообщите нам об этом по электрической почте либо через форму оборотной связи.

Виды, задачки, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. Субъекты делопроизводства в ОВД и их обязанности

1. Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и производит операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Классификация документов в дела осуществляется надлежащими службами документационного обеспечения управления (к примеру, канцелярией ОВД), а список наименований дел в ОВД утверждается в специальном документе – номенклатуре дел.

2. Особое делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции ОВД (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других). Создание и классификация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано с управленческим делопроизводством.

Б) зависимо от секретности сведений, содержащихся в документах.

1. Секретное делопроизводство, то есть документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны и организация работы с документами, содержащими такие сведения. Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних дел по специальным правилам.

Так, почти все документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД, оформляются, хранятся, пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

2. Несекретное. Почти все документы, создаваемые в процессе деятельности ОВД, могут быть несекретными и не требуют соблюдения каких-то правил при изготовлении, хранении либо отправке. Документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности осуществляется по правилам несекретного делопроизводства.

В органах внутренних дел существуют следующие системы организации и воплощения делопроизводства:

— централизованное. Все делопроизводственные операции в ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии).Применяется в небольших и средних по объему переписки органах МВД России.

— Децентрализованное. Все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений. Применяется в больших и территориально разбросанных ОВД.

— Смешанная. Часть делопроизводственных операций централизована ( приема, отправка, размножение документов), а другая часть осуществляется структурными подразделениями. Применяется в ОВД со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности ОВД, выделяются задачки, которые нужно решить:

— Обеспечение приема, учета и отправки документации.

— Обеспечение контроля за своевременным и правильным оформлением документов в ОВД, то есть контроль над сроками исполнения документов.

— Классификация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение обязано производиться в делах, снутри которых документы размещаются в определенном порядке – систематизировано в согласовании с описью.

— Обеспечение сохранности гос и служебной тайн, содержащихся в документах.

— Обеспечение резвого нахождения нужной для реализации функций ОВД информации в текущих делах и архиве.

Споры о недействительности договора займа из-за отсутствия денежной суммы в соответствии с пунктом 812 Гражданского кодекса Российской Федерации

— Правильное и резвое отражение в документах работы ОВД, его структурных подразделений и служащих.

— Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление, изготовление и поиск документов.

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Руководители органов внутренних дел.

2. Особые подразделения делопроизводства и режима.

3. Инспекторский (личный) состав органов внутренних дел.

Руководитель органа внутренних дел несет индивидуальную ответственность за компанию делопроизводства в ОВД и имеет следующие обязанности в данной сфере:

— обеспечение необходимых критерий для служащих, ведущих делопроизводство;

— осуществление контроля за ведением делопроизводства, утверждение номенклатуры дел;

— принятие мер, исключающих утрату документов, разглашение гос и служебной тайны;

— рассмотрение корреспонденции, определение исполнителей, сроков и порядка исполнения.

Особые подразделения делопроизводства и режима, их структура и штатная численность, зависят от уровня ОВД, объема документооборота.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным конкретно руководителю органа внутренних дел.

Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его служащих, федеральных муниципальных гражданских служащих и работников разрабатываются на базе Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются управляющим органа внутренних дел.

Организация, ведение и улучшение документационного обеспечения управления на базе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Департаментом делопроизводства и работы с воззваниями людей и организаций МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих главных задач:

— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и конкретно исполнителю, опосля получения соответственных указаний (резолюций).

— контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, за корректностью дизайна документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

— регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

— организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

— ведение секретного делопроизводства и контроль за ним.

— выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

— информирование управляющего органа внутренних дел об выполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его базе предложений по совершенствованию работы с документами.

— определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих размер документооборота.

— координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

— контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

Должностные обязанности служащих ОВД (личного состава):

— Знать и буквально делать требования, установленные истинной Инструкцией.

— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера либо утрате документов.

— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

— Передавать документы остальным сотрудникам лишь с разрешения управляющего соответственного структурного подразделения.

— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое лишь через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответственных журнальчиках учета.

— Знакомить с документами посторонних лиц и докладывать сведения, находящиеся в документах посторонним лицам лишь с разрешения соответственного управляющего органа внутренних дел.

— Немедля докладывать руководителю соответственного структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате либо недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в каких хранятся документы, личных печатей, также о фактах обнаружения лишних либо неучтенных документов.

— При увольнении со службы либо работы, переводе к новому месту службы либо работы, убытии в отпуск, на исцеление, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

В согласовании с функциональными обязанностями на некоторых служащих ОВД возложено выполнение других обязанностей, связанных с делопроизводством.

К примеру, сотрудники дежурных частей должны в выходные и праздничные дни входящую корреспонденцию, сотрудники УР и БЭП должны лично готовить к отправке некоторые секретные документы.

Сотрудники несут индивидуальную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, также за разглашение содержащейся в их информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедля доложить об этом происшествии руководителю соответственного структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работникам других организаций допускается лишь с письменного разрешения управляющего органа внутренних дел либо его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

С учетом развития компьютерных технологий возникает необходимость их внедрения в процесс делопроизводства в целях сотворения документов при помощи компьютерной техники, передачи документа на расстояние и с данной целью создание средств передачи информации: электрической почты, факсов, регистрация и контроль за исполнением документов при помощи специальных компьютерных программ, также сохранение и быстрый поиск информации при помощи сотворения электронного архива.

Что делает делопроизводитель в организации?

Хоть какое крупное предприятие работает с обилием документов. Их нужно не лишь напечатать, да и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электрический документооборот, но до окончания этого процесса еще далеко. Из данной статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции компании, оформлением документов и обработкой других принципиальных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

  1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
  2. Передача документов на исполнение.
  3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
  4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
  5. Контроль неразглашения данных.
  6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, быть может связано с обязанностями других профессионалов, к примеру, бухгалтеров либо экономистов.

Деятельность такового спеца пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, ассистента судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой гос системой документооборота, потому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

  1. знание правил составления разных бумаг;
  2. порядок их дизайна перед сдачей в архив;
  3. способности деловой переписки и ведения переговоров;
  4. хорошее владение компом (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
  5. приветствуются способности «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере спеца.

Реестр залогового имущества

Чтоб удачно управляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

  • владеть неплохими аналитическими способностями;
  • уметь планировать свое время и решать поставленные задачки;
  • иметь неплохую память и усидчивость;
  • быть многозадачным и собранным.

Также огромную роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтоб претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не постоянно обязателен.

Во многих университетах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и финансовая специальность. В России есть 25 вузов, в каких можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

  • МИРЭА — Русский технологический институт.
  • Русский муниципальный гуманитарный институт.
  • Уральский федеральный институт имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
  • Санкт-Петербургский муниципальный институт культуры.
  • Русский муниципальный соц институт.

Также проф обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

  • Юридический институт Русского муниципального университета правосудия.
  • Московский промышленно-экономический институт Русского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
  • Факультет среднего проф образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
  • Уральский промышленно-экономический техникум.
  • Московский муниципальный образовательный комплекс.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску служащих, минимальная заработная плата делопроизводителя составляет наименее 12 тыщ рублей.

Максимальная заработная плата — более 80 тыщ рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, к примеру, помощником директора либо личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

  • официальное оформление на работу;
  • множество вузов, где можно получить специальность;
  • размеренный оклад.

Минусы:

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах проф переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии разрешают дистанционно обучать тыщи профессионалов из всех регионов России. Наши учебные программки составляются при участии ведущих профессионалов в своей сфере и часто актуализируются, что позволяет нашим выпускникам удачно реализоваться в профессии.

Межрегиональная академия доп проф образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы доп проф образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы хотим предложить пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по персонально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного эталона по завершении обучения. Государственная академия современных технологий (НАСТ) реализует программки доп образования и приглашает профессионалов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель».

Учебные программки Академии подразумевают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в более удобном режиме.

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, неотклонимые для служащих, федеральных муниципальных гражданских служащих и работников*(1) центрального аппарата МВД России*(2), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, также других организаций и подразделений, предназначенных для выполнения задач и воплощения полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(3), и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

2. Инструкция разработана на базе законодательства Российской Федерации, в согласовании с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477*(4), государственными эталонами Российской Федерации, также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

3. Положения Инструкции распространяются на компанию работы с документами, в том числе с документами в электрической форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, также организация делопроизводства по шифртелеграммам, воззваниям людей устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5).

4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима*(6) органов внутренних дел.

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в каких подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных служащих приказом управляющего (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется конкретно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его служащих разрабатываются на базе истинной Инструкции и утверждаются управляющим (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих главных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (либо лицу, его замещающему) и опосля получения соответственных указаний — конкретно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за корректностью дизайна документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (либо лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особенной важности, совсем скрытых, скрытых и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особенной важности, совсем скрытых, скрытых и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России»*(7) либо структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел*(8).

7.10. Формирование дел в согласовании с номенклатурой особенной важности, совсем скрытых, скрытых и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел неизменного и временного (10 лет и более) хранения*(9), представление их на согласование в соответственное подразделение спецфондов для следующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России*(10) или экспертными комиссиями*(11) органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в согласовании с каждогодним планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Роль в сверке наличия документов, находящихся на выполнении у служащих.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об ликвидировании документов на рассмотрение подходящим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности*(12), представление на рассмотрение надлежащими экспертными комиссиями проектов актов об ликвидировании документальных материалов и организация их поражения в установленном порядке.

7.16. Информирование управляющего (начальника) органа внутренних дел об выполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его базе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация исследования сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование служащих органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

Достойные похороны что это значит

7.21. Роль в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению воззваний людей.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, применяемых в органе внутренних дел, также хранилищ документов и ключей от их.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного истинной Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачки:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального начального обучения и увеличения квалификации служащих подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных истинной Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и высококачественного их исполнения возлагается на управляющих (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы нужные условия для ведения делопроизводства в согласовании с истинной Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами должны:

10.1. Знать и буквально делать требования, установленные истинной Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, либо утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных служащих своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы остальным сотрудникам подразделения лишь с разрешения непосредственного управляющего (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое лишь через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедля докладывать конкретному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате либо недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в каких хранятся документы, личных печатей, также о фактах обнаружения лишних либо неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на выполнении документы в подразделение делопроизводства и режима либо по указанию управляющего (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, находящиеся в документах, могут употребляться лишь в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований истинной Инструкции, сохранность находящихся у их служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в их информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами или сведениями, содержащимися в документах, осуществляется лишь с разрешения управляющего (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (либо) их копий работникам других организаций допускается лишь с разрешения управляющего (начальника) органа внутренних дел либо его заместителей по письменному запросу.

О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате либо неисправимом повреждении документа сотрудник немедленно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые должны принять меры к поиску утраченных либо восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (либо) их копий представителям сми осуществляется в согласовании с требованиями пт 13 истинной Инструкции через соответственное подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных истинной Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

II. Основные понятия

17. В истинной Инструкции используются следующие понятия:

дело — совокупность документов либо отдельный документ, относящиеся к одному вопросцу либо участку деятельности органа внутренних дел;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и компанию работы с ними в органах внутренних дел;

документ — совокупность информации и соответственных реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим либо физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

документальный фонд органа внутренних дел — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;

документирование — фиксация информации на вещественных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их сотворения либо получения до окончания исполнения, помещения в дело и (либо) отправки;

контроль исполнения документов — представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и высококачественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его наружные признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный список наименований особенной важности, совсем скрытых, скрытых и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа — 1-ый либо единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима — структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;

реквизит документа — неотклонимый элемент дизайна документа;

субъект контроля — подразделения, осуществляющие в согласовании с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма — текстовое сообщение, созданное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма — обобщенное название разных по содержанию документов, выделяемых в связи с особенным методом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы — регистрационно-контрольные карточки, журнальчики, автоматические информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;

факсограмма — обобщенное название разных по содержанию документов, выделяемых в связи с особенным методом передачи текста с помощью факсимильной аппаратуры, которые передаются в главном с применением телефонных каналов с картонного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и остальные) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;

электрический документ — документированная информация, представленная в электрической форме, то есть в виде, подходящем для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям либо обработки в информационных системах.